Hẳn chúng ta vẫn nhớ đến bài phát biểu của Steve Jobs - Giám đốc điều hành của tập đoàn máy tính Apple Computer ở lễ trao bằng tốt nghiệp của trường ĐH danh tiếng Stanford (Mỹ) vào tháng 6/2005. Không hô hào khẩu hiệu, chẳng kể lể thành tích, nhưng bài diễn thuyết của ông đã gây chấn động lớn ở buổi lễ và trên mạng Internet toàn cầu sau đó.

Không bàn tới nội dung của bài phát biểu vốn dĩ quá đột phá và xuất sắc, ở đây, người viết muốn nhấn mạnh đến một khía cạnh góp phần giúp bài diễn thuyết của Steve thành công rực rỡ: đấy là phương cách truyền đạt hoàn hảo của ông với phong cách và sự chuẩn bị nội dung không thể chê vào đâu được.

Bạn không phải là Steve Jobs, tuy nhiên nếu bạn là một nhà quản lý giỏi, hẳn bạn cũng đã và đang trang bị cho mình một phong cách truyền đạt rất riêng cho bản thân để hỗ trợ cho công việc, bởi kỹ năng giao tiếp và truyền đạt luôn nằm ở phần đầu trong danh sách các kỹ năng bắt buộc của người quản lý.  Bên cạnh phương pháp riêng của mình, bạn có thể tham khảo những bí quyết sau.

Chuẩn bị thông tin thật kỹ

Dù là một bài diễn văn quan trọng, một email giao việc hay chỉ là một đôi câu nói hướng dẫn, thì điều kiện đầu tiên của thông tin vẫn là phải đầy đủ, có bố cục chặt chẽ, có dàn ý rõ ràng. Bạn nên nghĩ kỹ về những điều mình sẽ nói/viết, có mở đầu, diễn giải và kết thúc không, đã đủ các ý cần nêu chưa, các ý ấy đã rõ ràng dễ hiểu chưa, có nguyên nhân, mục đích gì… Một thông tin được chuẩn bị tốt sẽ là khởi đầu của thành công, và ngược lại, việc chuẩn bị thông tin kém sẽ đem lại sự trắc trở cho công việc, bắt nguồn từ việc nhân viên không hiểu gì về đều bạn muốn truyền đạt, hoặc là hiểu sai ý, kiểu như ông nói gà mà bà nghe thành vịt. Chúng ta có thể hoàn toàn kiểm soát được từ mà mình viết hoặc nói ra, chỉ cần chúng ta thực sự chú ý.

Chỉ một thông điệp chính

Một lần truyền đạt tốt nhất chỉ nên chứa một thông điệp chính. Bởi trí nhớ và tốc độ tiếp nhận thông tin của con người có giới hạn, truyền đạt quá nhiều thông điệp hoặc đưa quá nhiều thông tin không cần thiết sẽ khiến nhân viên cảm thấy rối rắm, chẳng biết đâu mà lần, chẳng biết phải thực hiện việc gì. Bên cạnh đó, thông tin nên ngắn gọn, không vòng vo quanh quẩn (nhất là trong các bài nói) mà nên đi thẳng vào chủ đề chính sau một câu mở đầu.

Nhấn mạnh và lặp lại

Đề cập đến "dàn ý" ngay từ đầu là phương pháp rất phổ biến và hiệu quả để cho người nghe có thể hình dung và nhớ được nội dung của thông tin. Phương pháp lặp ở cuối cùng để nhấn mạnh ý chính và gây ấn tượng cũng đóng vai trò rất quan trọng. Các bạn cứ để ý phần mềm Word có công cụ Bold (B - tô đậm), Italic (I - in nghiêng) và Underline (U – gạch dưới). Trong phần truyền đạt của mình dù là nói hay viết, bạn hãy tận dụng các chức năng này để nhấn mạnh các ý chính, tuy nhiên hãy nhớ đừng lạm dụng quá mức khiến người nghe/ đọc cảm thấy rối rắm.

Lắng nghe và thảo luận

 Một nhà quản lý biết cách truyền đạt tốt luôn tìm hiểu xem nhân viên đã nắm rõ vấn đề chưa, đặt những câu hỏi cho nhân viên, khuyến khích nhân viên thảo luận, hỏi lại mình, tranh luận cùng mình. Bên cạnh đó, việc lắng nghe ý kiến của nhân viên sẽ giúp nhà quản lý bổ sung thông tin, có được ý tưởng mới, hoàn thiện kế hoạch, nhìn nhận vấn đề một cách sâu rộng hơn.

Thái độ truyền đạt

Thái độ truyền đạt là một yếu tố cực kỳ quan trọng, quyết định phần truyền đạt của bạn có thành công hay không. Thái độ ấy ẩn chứa trong cách dùng ngôn từ, trong biểu cảm của giọng nói và trong ngôn ngữ cơ thể. Nếu bạn dùng từ ngữ quá cao ngạo, đầy mệnh lệnh, giọng nói của bạn lạnh lùng, thái độ của bạn quá thô lỗ thì hẳn nhân viên của bạn ngoài việc “run như cầy sấy” hoặc đầy bất mãn, sẽ chẳng còn tâm tư đâu tiếp nhận thông tin của bạn. Một gương mặt thân thiện, không cần phải cười nhiều nhưng toát ra vẻ gấn gũi, ngôn ngữ cơ thể đúng mực, không quá thân mật nhưng cũng không xa cách, ngôn từ chừng mực, đơn giản, rõ ràng dễ hiểu sẽ giúp cho việc truyền đạt của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả.

Ngoài ra, người quản lý nên điều chỉnh cách nói/viết của mình cho phù hợp với nhân viên tùy theo trình độ, tuổi tác, văn hóa... Với người già không nên nói qua nhanh, với thanh niên thì đừng nên nói quá chậm hoặc tác phong chậm chạp sẽ gây hiệu ứng không tốt khi giao tiếp với nhau.

Ở những công ty nhỏ và vừa, do số lượng nhân viên ít đặc thù văn hóa công ty cởi mở gần gũi hơn, nên khoảng cách giữa nhà quản lý và nhân viên có thể thu hẹp, tựa như anh em, bạn bè, vì vậy, việc truyền đạt cũng có thể bớt theo khuôn khổ mà linh động hơn. Tuy nhiên trên cơ bản vẫn nên thực hiện theo các bước đã nêu (có đơn giản hóa đi), giữa sếp và nhân viên cũng nên có một khoảng cách nhất định, không thể đi quá giới hạn, kiểu như sếp và nhân viên bằng tuổi xưng hô “mày tao”...

Truyền đạt là truyền lửa

Trên tất cả, mục đích của việc truyền đạt thông tin là để thực hiện công việc trôi chảy, kinh doanh thuận lợi, công ty thành công. Để đạt được điều đó, mỗi nhân viên trong công ty phải hiểu được sứ mạng của công ty cũng như sứ mạng của bản thân. Nhiệm vụ của một nhà quản lý là truyền đạt để nhân viên nắm rõ và cố gắng hết sức thực hiện sứ mạng đó, vì bản thân họ (thu nhập, thăng tiến) và vì công ty. Chính vì thế, một khi người quản lý đốt lên được ngọn lửa đam mê công việc cho chính bản thân mình, tìm được lý tưởng sống và làm việc của mình, thì ngọn lửa đó sẽ lan tỏa đến nhân viên một cách tự nhiên và bền vững, thắp lên trong lòng nhân viên những khát vọng, ước mơ cống hiến và đột phá, thay đổi, vươn lên. Như bức thư gửi nhân viên nổi tiếng của Bill Gates, như bài diễn thuyết thế kỷ của Steve Jobs đã làm được.