1. Thủ tục nhập cảnh vào Nhật Bản

Du học sinh muốn du học Nhật Bản cần hoàn thành các thủ tục sau:
(1) Được một trường tại Nhật Bản nhận vào học (như học tiếng Nhật, Cao đẳng, Đại học, sau Đại học v..v..).
(2) Lấy hộ chiếu trong nước.
(3) Xin visa ở Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản tại nước mình.  

2. Visa

Visa sẽ quyết định tư cách và loại hoạt động người nước ngoài được phép thực hiện khi ở Nhật Bản. Có 27 loại Visa khác nhau.
- Du học sinh khi vào Nhật Bản để học đại học, cao đẳng, trung cấp kỹ thuật nghiệp vụ, trung học chuyên nghiệp hay học dự bị tiếng Nhật ở một đại học dân lập hay cao đẳng sẽ được cấp visa loại "Du học", được phép ở Nhật một hay hai năm.
- Du học sinh vẫn có tên ở đại học trong nước mình nhưng đến Nhật Bản để học khoá ngắn hạn dưới một năm tại một đại học Nhật Bản, cũng được cấp visa "Du học".
- Du học sinh đến Nhật Bản để học tiếng Nhật, tại các trường không thuộc khoá dự bị tiếng Nhật của đại học dân lập, sẽ có visa "Đi học (shugaku-sei)" thời hạn 6 tháng, một hoặc hai năm.
Nếu du học sinh trong thời gian học tiếng Nhật được nhận vào học Đại học hay trung cấp kỹ thuật nghiệp vụ, có thể đổi visa từ loại "Đi học" thành loại "Du học".

3. Thủ tục xin visa

Có hai cách xin visa:
(1) Xin visa khi không có giấy chứng nhận đủ tư cách tạm trú
Theo cách này du học sinh xin visa tại một Đại sứ quán hay Lãnh sự quán nằm ngoài lãnh thổ Nhật Bản nên không có giấy chứng nhận đủ tư cách tạm trú. Cách làm này mất nhiều thời gian vì hồ sơ xin visa phải gửi đi gửi lại giữa hai nước cũng như trong nội địa Nhật Bản.
(2) Xin visa khi có giấy chứng nhận đủ tư cách tạm trú
Nếu có đại diện chẳng hạn như người bảo lãnh hay một trường nào đó thì du học sinh có thể được Cục Quản lý XNC Nhật Bản cấp giấy "chứng nhận đủ tư cách tạm trú". Sau đó mới làm đơn xin visa. Cách này nói chung nhanh và dễ dàng hơn so với cách thứ nhất.

4. Thủ tục vào Nhật để dự thi

Du học sinh vào Nhật Bản để dự thi nhập học thường cần xin Đại sứ quán hay Lãnh sự quán Nhật Bản loại visa "Lưu trú tạm thời".
Du học sinh cần xuất trình phiếu báo danh dự thi (jukenhyo) chứng tỏ rằng đúng là bạn vào Nhật Bản để dự thi tuyển nhập học. Visa loại này cho phép bạn lưu lại Nhật Bản từ 15 đến 90 ngày. Nếu trong thời gian này bạn hoàn tất thủ tục nhập học với trường thì bạn có thể đề nghị đổi visa sang loại "Du học" và được cấp lại giấy chứng nhận đủ tư cách tạm trú mới phù hợp. Để thêm thông tin cụ thể, xin vui lòng liên hệ phòng Quản lý XNC Nhật Bản nơi bạn lưu trú.

5. Bảo lãnh nhập cảnh

Năm 1996 đã bỏ điều luật qui định rằng "Mỗi người muốn có tư cách tạm trú ở Nhật Bản phải có người đứng ra bảo lãnh, hoặc tư cách tạm trú của họ phải do chính quyền tại Nhật Bản xem xét". Tuy nhiên, du học sinh vẫn cần có người đứng ra nhận tài trợ trong thời gian du học Nhật Bản, nếu bản thân không đủ khả năng trang trải toàn bộ.
Ngoài ra có trường hợp khác mà du học sinh cũng cần người bảo lãnh, chẳng hạn khi xin nhập học, v..v...

6. Thẻ Đăng ký Ngoại kiều

Người nước ngoài dự định lưu lại Nhật Bản hơn 90 ngày sẽ phải xin cấp thẻ Đăng ký Ngoại kiều tại uỷ ban hành chính nơi lưu trú, trong vòng 90 ngày kể từ khi nhập cảnh Nhật Bản.
(1) Thủ tục đăng ký
Về nguyên tắc đích thân người đó phải đến uỷ ban hành chính nơi lưu trú, điền vào "đơn xin cấp thẻ Đăng ký Ngoại kiều " theo mẫu cấp tại uỷ ban đó, nộp kèm theo hộ chiếu và hai ảnh.
(2) Luôn phải mang trong người thẻ Đăng ký Ngoại kiều, và trả lại thẻ này khi rời Nhật Bản
Sau khi bạn đã làm đơn xin cấp thẻ Đăng ký Ngoại kiều, sau một thời gian theo qui định bạn sẽ được thông báo đến nhận thẻ. Bạn phải đến uỷ ban để nhận thẻ theo thời hạn qui định trong thông báo.
Người nước ngoài khi có thẻ luôn phải mang theo người và xuất trình thẻ cho nhà chức trách như cán bộ cửa khẩu, cảnh sát, v..v. kiểm tra khi được yêu cầu.
Khi rời Nhật Bản kết thúc tư cách lưu trú được phép, người nước ngoài phải nộp lại thẻ Đăng ký Ngoại kiều cho cán bộ cửa khẩu tại cửa khẩu xuất cảnh, trừ trường hợp được phép tái nhập cảnh.

7. Thủ tục tạm thời xuất cảnh

Nếu bạn hiện lưu trú tại Nhật Bản và muốn tạm thời xuất cảnh trong thời gian được phép, sau đó quay lại Nhật Bản và tiếp tục tư cách cư trú hiện có, thì trước khi rời Nhật Bản bạn phải xin cấp phép tái nhập cảnh tại cơ quan Xuất Nhập Cảnh (XNC) nơi bạn cư trú. Như vậy bạn sẽ không phải xin lại visa từ đầu khi quay trở lại Nhật Bản, miễn là bạn quay lại trong vòng thời hạn cho phép ghi trên giấy phép tái nhập cảnh.

8. Gia hạn thời gian lưu trú

Nếu bạn muốn lưu lại Nhật Bản quá thời gian được phép khi nhập cảnh, thì trước khi hết hạn bạn phải nộp đơn xin gia hạn cho cơ quan XNC nơi bạn cư trú. (Thường cơ quan này nhận đơn khoảng 2 tháng trước khi hết phép lưu trú).
Nếu ai lưu lại Nhật Bản quá thời hạn một cách bất hợp pháp sẽ bị phạt và bị trục xuất về nước.

9. Thay đổi tư cách tạm trú

Nếu bạn muốn tham gia những hoạt động ngoài hoạt động qui định trong tư cách tạm trú hiện có của mình, bạn phải được cơ quan XNC nơi lưu trú cho phép đổi sang tư cách tạm trú khác tương ứng.
Nếu ai không được phép mà cứ tiến hành những hoạt động ngoài hoạt động qui định trong tư cách tạm trú hiện có, sẽ bị phạt và bị trục xuất về nước.

10. Đưa gia đình sang Nhật Bản trong thời gian du học

Nếu du học sinh ở Nhật Bản có visa "Du học", vợ/chồng và con họ có thể sang Nhật Bản với visa "sum họp gia đình", thời hạn giống như thời hạn visa của du học sinh đó.
Nếu bạn đã có gia đình, tốt nhất là làm giấy mời sang sau khi bạn đã đến và quen với cuộc sống ở Nhật Bản, đã chuẩn bị đầy đủ mọi mặt kể cả khả năng tài chính chu cấp cho gia đình mình trong thời gian ở cùng bạn.
Xin chú ý rằng, nếu gia đình bạn sang Nhật Bản bằng visa "Lưu trú ngắn hạn" (còn gọi là visa "Du lịch") thì sau đó sẽ rất khó đổi sang loại visa "Sum họp gia đình" ở trong lãnh thổ Nhật Bản.