Để được nhập cảnh vào Nhật Bản, người Việt Nam phải xin Visa. Dưới đây là hướng dẫn về thủ tục xin Visa.

 1) Visa ngắn hạn (thăm thân…gia đình, họ hàng: có quan hệ 3 đời)

        (1) Hộ chiếu
        (2) Tờ khai xin cấp Visa 1 tờ
        (3) 01ảnh 4,5cm x 4,5cm
        (4)Tài liệu chứng minh mối quan hệ họ hàng:
 
             + Giấy khai sinh
             + Giấy chứng nhận kết hôn
             + Bản sao hộ khẩu

         (5)Tài liệu chứng minh khả năng chi trả kinh phí cho chuyến đi:

            + Giấy chứng nhận thu nhập do cơ quan có thẩm quyền cấp
            + Giấy chứng nhận số dư tiền gửi ngân hàng

(Tài liệu phía Nhật Bản chuẩn bị)

        (1) Giấy lý do mời       

       (2) Bản sao hộ tịch (Trường hợp người mời hoặc vợ / chồng là người Nhật)

* Trường hợp người bảo lãnh chịu chi phí ở mục (5) phía trên, hãy xuất trình các tài liệu từ mục (3) - (5) sau:

        (3) Giấy chứng nhận bảo lãnh
        (4) Một trong những tài liệu sau liên quan đến người bảo lãnh như sau :
 
              + Giấy chứng nhận thu nhập
              + Giấy chứng nhận số dư tiền gửi ngân hàng
              + Bản lưu giấy đăng ký nộp thuế (Bản sao)
              + Giấy chứng nhận nộp thuế (bản ghi rõ tổng thu nhập)
 
        (5) Phiếu công dân (Bản có ghi quan hệ của các thành viên trong gia đình)

* Trường hợp người mời hoặc người bảo lãnh là người nước ngoài, xuất trình “Giấy chứng nhận có ghi rõ các hạng mục đăng ký người nước ngoài” và copy hộ chiếu thay cho “Phiếu công dân”

2) Visa ngắn hạn (thăm người quen hoặc bạn bè/ du lịch):

(Tài liệu người xin Visa chuẩn bị)

(1) Hộ chiếu
       (2) Tờ khai xin cấp Visa  1 tờ
       (3) 01 ảnh 4,5cmx 4,5cm
       (4) Tài liệu chứng minh mối quan hệ bạn bè (Trừ trường hợp du lịch)
 
              + Ảnh chụp chung
              + Thư từ, email
              + Bản kê chi tiết các cuộc gọi điện thoại quốc tế
 
      (5) Tài liệu chứng minh khả năng chi trả kinh phí cho chuyến đi:
 
              + Giấy chứng nhận thu nhập do cơ quan có thẩm quyền cấp
              + Giấy chứng nhận số dư tiền gửi ngân hàng
 
 (Tài liệu phía Nhật Bản chuẩn bị)
 
         (1) Giấy lý do mời 
         (2) Lịch trình ở Nhật 
 
* Trường hợp thăm bạn bè, người bảo lãnh chịu chi phí ở mục (5) phía trên, hãy xuất trình các tài liệu từ mục (3)-(5) sau:
 
         (3) Giấy chứng nhận bảo lãnh 
         (4) Một trong những tài liệu sau liên quan đến người bảo lãnh
 
              + Giấy chứng nhận thu nhập
              + Giấy chứng nhận số dư tiền gửi ngân hàng
              + Bản lưu giấy đăng ký nộp thuế (Bản sao)
              + Giấy chứng nhận nộp thuế( bản ghi rõ tổng thu nhập)
 
        (5) Phiếu công dân (Bản có ghi quan hệ của các thành viên trong gia đình)
 
* Trường hợp người mời hoặc người bảo lãnh là người nước ngoài, xuất trình “Giấy chứng nhận có ghi rõ các hạng mục đăng ký người nước ngoài” và copy hộ chiếu thay cho “Phiếu công dân”
 
3) Visa ngắn hạn (ví dụ: thương mại ngắn hạn…):
 
           + Tham dự hội nghị
           + Thương mại ( liên hệ công tác, đàm phán, ký kết hợp đồng, dịch vụ hậu mãi, quảng cáo, điều tra thị trường)
 
(Tài liệu người xin Visa chuẩn bị)
 
         (1) Hộ chiếu
         (2) Tờ khai xin cấp visa  1 tờ
         (3) 01 ảnh 4,5cm x 4,5cm
         (4) Giấy chứng nhận đang làm việc
         (5) Tài liệu chứng minh khả năng chi trả kinh phí cho chuyến đi
 
              + Quyết định cử đi công tác của cơ quan cấp
              + Giấy yêu cầu đi công tác
              + Văn bản tương đương
 
(Tài liệu do cơ quan phía Nhật Bản chuẩn bị)
 
         (1) Một trong những tài liệu nêu rõ các hoạt động ở Nhật như sau:
 
              + Giấy lý do mời (download mẫu kèm theo)
              + Hợp đồng giao dịch giữa hai bên
              + Tư liệu hội nghị
              + Tư liệu về hàng hóa giao dịch
 
          (2) Lịch trình ở Nhật  
 * Trường hợp người mời chịu chi phí ở mục (5) phía trên, hãy xuất trình các tài liệu  mục (3) - (4) sau:
 
          (3) Giấy chứng nhận bảo lãnh 

          (4) Bản sao đăng ký pháp nhân hoặc tài liệu giới thiệu khái quát về cơ quan đoàn thể
 
* Những công ty có thương hiệu chỉ cần xuất trình bản copy báo cáo theo quý (SHIKIHO), không cần xuất trình bản sao đăng ký pháp nhân hoặc tài liệu giới thiệu về cơ quan, đoàn thể.
 
* Đối với trường hợp cá nhân mời, xuất trình “Giấy chứng nhận làm việc tại Nhật” thay cho bản sao đăng ký pháp nhân hoặc tài liệu giới thiệu khái quát về cơ quan, đoàn thể 

4) Visa dài hạn (du học, đi học tiếng, vợ / chồng người Nhật , Visa lao động...)

Trường hợp ở Nhật quá 90 ngày hoặc làm những công việc với mục đích sinh lợi, đề nghị trước hết phải xin giấy chứng nhận đủ tư cách lưu trú ở Nhật Bản tại Cục quản lý xuất nhập cảnh địa phương Bộ tư pháp Nhật nơi gần nhất (Số điện thoại Cục quản lý xuất nhập cảnh Bộ tư pháp Nhật: 03-3580-4111).
 
          (1) Hộ chiếu
          (2) Tờ khai xin cấp Visa  1 tờ
          (3) 01 ảnh 4,5cm x 4,5cm
          (4) Giấy chứng nhận đủ tư cách lưu trú tại Nhật
          (5) Tài liệu xác nhận chính xác bản thân (01 bản)
 
               + Trường hợp đi học tiếng, du học: Giấy phép nhập học
               + Trường hợp đi lao động kỹ thuật, kỹ năng: Bản hợp đồng lao động, giấy thông báo tuyển dụng...
               + Trường hợp đi tu nghiệp: Giấy tiếp nhận tu nghiệp...
               + Trường hợp vợ/chồng người Nhật: Bản sao hộ tịch sau khi đã nhập hộ khẩu hoặc giấy chứng nhận kết hôn do chính phủ Việt Nam cấp
               + Trường hợp vợ/ chồng người vĩnh trú ở Nhật lâu dài: Giấy chứng nhận đã nộp đăng ký kết hôn hoặc giấy khai sinh do chính phủ Việt Nam cấp
               + Trường hợp người định cư ở Nhật: Giấy khai sinh hoặc giấy chứng nhận kết hôn do chính phủ Việt Nam cấp
 
* Trường hợp tư cách lưu trú khác, hãy hỏi để được giải đáp cụ thể
 
   Ngoài những hồ sơ nêu trên, tùy trường hợp có thể Đại Sứ Quán hoặc Bộ Ngoại Giao sẽ yêu cầu xuất trình thêm giấy tờ khác. Xin lưu ý, trường hợp không xuất trình thêm những giấy tờ được yêu cầu có thể sẽ không được tiếp nhận hồ sơ Visa hoặc chậm cấp Visa.
 
 
5) Thời gian làm việc của bộ phận cấp Visa :
 
     (1) Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Tất cả các ngày trong tuần từ thứ Hai đến thứ Sáu (trừ những ngày nghỉ lễ của Sứ Quán)
             Buổi sáng : từ 8h30 đến 11h30
     (2) Thời gian trả kết quả Visa: Tất cả các ngày trong tuần từ thứ Hai đến thứ Sáu (trừ những ngày nghỉ lễ của Sứ Quán)
             Buổi chiều : từ 1h30 đến 4h45
 
 
6) Thời gian cần thiết
 
   5 ngày kể từ ngày nộp đơn xin (có trường hợp cần thời gian xem xét nhiều hơn 5 ngày)
 
     Ví dụ : - Nộp đơn xin cấp Visa sáng thứ Hai tuần này, trả kết quả vào chiều thứ Hai tuần tiếp theo
                - Nộp đơn xin cấp Visa vào sang thứ Ba tuần này, trả kết quả vào chiều thứ Ba tuần tiếp theo
 
 
7) Lệ phí
 
- Visa hiệu lực 1 lần: 570.000 VNĐ
- Visa hiệu lực nhiều lần: 1.130.000 VNĐ

8) Các lưu ý khác
 
   (1) Miễn Visa đối với người mang hộ chiếu ngoại giao, công vụ
 
Kể từ ngày 01/05/2005 mọi công dân nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam mang hộ chiếu công vụ hoặc ngoại giao còn hiệu lực được phép nhập cảnh Nhật Bản với thời hạn lưu trú trong vòng 90 ngày mà không cần xin Visa.
 
   (2) Tiếp nhận việc xin Visa nhiều lần với thời gian lưu trú ngắn hạn
 
Visa nhiều lần là loại visa có thể sử dụng bao nhiêu lần cũng được trong một thời hạn hiệu lực nhất định. Đối tượng xin Visa nhiều lần là những người làm việc ở cơ quan Việt Nam (cơ quan nhà nước, công ty cổ phần nổi tiếng, những người làm việc tại các công ty Nhật ), các nhà văn hóa, tri thức như những người làm nghệ thuật, vận động viên thể thao, giáo sư các trường đại học...
 
Giới thiệu về thủ tục xin cấp thị thực lưu trú ngắn hạn có giá trị nhiều lần cho người Việt Nam.
  * Thị thực lưu trú ngắn hạn có giá trị nhiều lần (Thực thi từ tháng 1/2005)
 
      1. Đối tượng được cấp thị thực
 
Người sang Nhật Bản với mục đích thương mại, nhà hoạt động văn hoá, trí thức v.v. hoạt động trong vòng 90 ngày tại Nhật Bản (Trừ lao động hoặc hoạt động có thù lao) thoả mãn các điều kiện dưới đây (Vợ/chồng và con cũng là đối tượng được xét cấp thị thực nhiều lần).
 
      2. Các điều kiện để được xét cấp thị thực
 
   (1) Với mục đích thương mại
 
Người giữ vị trí tương đương chức trưởng phòng trở lên hoặc người làm việc dài hạn trên 1 năm tại các công ty thoả mãn một trong các điều kiện sau:

   a.   Công ty nhà nước
   b.   Công ty được niêm yết trên thị trường chứng khoán
   c.   Công ty có vốn đầu tư Nhật Bản (Bao gồm cả văn phòng đại diện) là thành viên của Hội công thương Nhật Bản đặt tại thành phố nơi có Cơ quan đại diện ngoại giao của Nhật Bản và có công ty mẹ hoặc địa chỉ liên lạc tại Nhật Bản.
   d.   Công ty có quá trình giao dịch thường xuyên với Công ty được niêm yết trên thị trường chứng khoán Nhật Bản.
 
   (2) Nhà hoạt động văn hoá trí thức v.v.
 
   a.   Những người nổi tiếng trên thế giới hoặc những nghệ sĩ hoạt động trong các lĩnh vực mĩ thuật, văn học nghệ thuật, âm nhạc, múa v.v. có thành tích nổi bật hoặc những nhà khoa học thuộc các lĩnh vực khoa học xã hội (Văn học, luật, kinh tế), khoa học tự nhiên (Vật lí, kĩ thuật, y tế v.v.)
   b.  Vận động viên thể thao nghiệp dư có thành tích tốt
   c.   Người là giảng viên đại học trở lên (Người làm việc dài hạn)
   d.   Người là trưởng phòng trở lên trong các viện nghiên cứu quốc lập, công lập và bảo tàng, bảo tàng mĩ thuật, quốc lập, công lập
 
   (3) Về chi tiết các điều kiện được xét cấp thị thực lưu trú ngắn hạn có giá trị nhiều lần đề nghị liên hệ với Đại Sứ Quán Nhật Bản (Số điện thoại: 04-38463000)
 
Ngay cả trong trường hợp thoả mãn các điều kiện nêu trên thì sau khi xem xét hồ sơ cũng có trường hợp không được cấp thị thực hoặc chỉ được cấp thị thực lưu trú ngắn hạn có giá trị một lần.
 
3)Tiêu chuẩn cơ bản theo quy định về việc cấp visa
 
Theo quy định, nếu người xin cấp visa thỏa mãn các yêu cầu dưới đây, trong trường hợp xét thấy việc cấp visa là hợp lý, sẽ được cấp visa.
 
-  Người xin visa được xác nhận chính xác là có hộ chiếu còn hạn sử dụng, có quyền và tư cách được trở về nước mình hoặc tái nhập quốc lại nước người đó đang lưu trú.
-   Hồ sơ xuất trình xin visa phải đầy đủ, hợp lệ.
-   Hoạt động dự định của người xin visa tại Nhật hoặc thân phận, vị trí và thời hạn lưu trú của người xin visa phải phù hợp với tư cách lưu trú và thời hạn lưu trú được quy định tại Luật quản lý xuất nhập cảnh và tị nạn (Pháp lệnh của Chính phủ số 319 ban hành năm 1951, dưới đây gọi là Luật nhập cư).
 
Người xin visa không thuộc đối tượng được quy định tại mục 1 điều 5 Luật nhập cư.